어떻게 회의를 순조롭게 거행할 것인가

회의에 참석한 인원에 따라 회의를 접대하는 준비작업의 내용과 달리 회의의 접대방식과 달리 회의의 조직법에 대한 예의 요구도 다르다.

우선 회의의 준비 작업이다.

회의 규모에 따라 규격 접대를 확정하다.

회의 통지와 회의 일정.

회의 통지 는 반드시 성명 이나 조직 명, 회의 시간, 장소, 회의 주제 및 회의 참가자, 회무비, 유대 자료, 연락처 등 내용을 명시해야 한다.공지 뒤에는 영수증 주의를 기울여 초청받은 사람이 회의에 참석할지 여부를 확인하고 참석할 수 있는 다른 요구가 있는지 여부를 확인할 수 있다.외지의 회의에 참가자들은 회의 장소와 숙박호텔의 노선도를 첨부해야 한다.이 노선도는 외지인들이 길을 묻는 많은 번거로움을 피했다.

회의 일정은 회의 일정 이내에 매일매일 구체적인 안배로, 회의의 상황을 이해하는 중요한 근거이다.그것의 형식은 텍스트도 가능하고 양식도 가능하다.그것은 회의 통지에 따라 함께 발송할 수 있다.

회의장을 선택하면 회의에 참석한 인원과 회의의 내용에 따라 종합적으로 고려해야 한다.가장 좋은 것은 기준에 도달하는 것이다:

첫째: 크기가 적당하다.회의장이 너무 커서, 인원수가 너무 적고, 빈 좌석이 너무 많아서 산만하게 흩어지고, 회의 참가자에게 불경기의 느낌을 준다. 회의장은 너무 작고, 인원수가 너무 작아서, 시골 사람들처럼 모여서 모여서, 인색하게 보이며, 소심해 보일 뿐만 아니라 아예 열어줄 수 없다.그래서 영국의 수상 처질은 절대 큰 방을 사용하지 않고, 크기가 딱 좋은 방만 하나 달라고 말했다.

둘째:장소는 합리적이다.역사가 소집된 회의는 한두 시간 만에 흩어져 회의장을 회의 인원에 집중할 수 있다.하루를 넘은 회의는 회의가 가능한 한 장소에서 정해진 참가자 주소를 가깝게 해야 하며, 회의자들이 왔다갔다하지 않도록 해야 한다.

제3: 부속 시설은 완비되어야 한다.회무원들은 반드시 회의장의 조명, 통풍, 위생, 서비스, 전화, 확장음, 녹음 등을 검사해야 한다. 지난번 회의가 여기에서 열리는 것이기 때문에 문제가 없었기 때문에, 이번 회의도 순조롭게 될 것이라고 경솔하게 여긴다.그렇지 않으면 손실이 생길 수도 있다.

넷째: 주차장 있어요.현대사회는 회의를 소집하고, 짚신 한 켤레를 한 켤레가 회의를 하러 온 사람은 이미 많지 않다.승용차, 오토바이는 모두 주차소가 있어야 비로소 운전할 수 있다.

회의장의 배치는 회의장 주위의 장식과 장식을 포함한다.좌석의 설정.

일반 대형 회의는 회의 내용에 따라 현장에 현수막이 걸려 있다.입구에 환영과 경축 표어를 붙이다.회의장 안에는 적당한 분경, 분화, 회의장을 더욱 장엄하게 하고, 주석대 위에 국기, 당기, 휘장, 휘장, 휘장, 휘장 게양할 수 있다.탁자 위에 찻잔, 음료를 놓아야 하니, 깨끗이 닦아서 미관, 통일을 놓아야 한다.

좌석의 배치는 회의의 풍격과 분위기, 의빈의 순서를 중시하고, 주로 다음과 같은 몇 가지 설정법이 있다.

① 원탁형.원탁이나 타원형 테이블을 사용하면.이런 배치는 참석자들이 지도자와 함께 탁자를 둘러앉아 불평등한 느낌을 해소시켰다.또 참석자들은 다른 사람의 얼굴을 똑똑히 볼 수 있기 때문에 서로 의견을 교환하는 데 도움이 된다.이런 형식은 1020명 정도의 회의에 적합하다.좌석 배치는 내빈 또는 상급 지도와 기업의 지도와 함께 마주 보고, 내빈의 최고 지도자는 남남과 북문 정중앙 위치에 앉아야 한다. 기업의 최고 지도자와 상급 지도자가 상대적으로 앉아 있어야 한다.동급의 대각선이 마주 앉아 있다.

② 입구 자형.장형 사각상을 사용하면.이런 형식은 원탁형보다 많은 인원의 회의에 적합하다.

③ 교실형.이것은 가장 많은 형식으로 상황을 전달하고 지시를 목적으로 하는 회의에 적용되는 것이며, 참석자 수는 비교적 많고, 회의 참가자 간에 토론할 필요가 없고 교류 의견은 필요 없다.이런 형식의 주석대는 청중석과 마주 앉아 있다.주석대의 좌석은 인원의 직무, 사회의 지위에 따라 배열된다.주석의 좌석은 1차 정중앙 좌석의 좌석을 상위권으로, 나머지 순서는 다음으로 하우의 원칙을 순차적으로 배열한다.

회의 자료를 준비하다.

회무팀은 회의 의제에 대한 필수 자료를 준비해야 한다. 이 자료들은 정리 후 폴더에 보관해 참석자에게 배포하기 편하며, 회견자의 열독과 발언 준비에 편리하다.

회의 전 접대 예의.

회전 검사.

준비 단계에서 부실한 부분에 대한 보완이다.예컨대 음상, 파일, 금기 등의 준비가 완비되어 있는지 검사한다.

앞당기다일자리를 접대하다.

대원들은 참석자가 오기 전에 각자의 일자리를 미리 들여 근무 상태에 들어야 한다.일반적인 접대 업무는 아래의 몇 개의 일자리를 나눈다.

① 출석.사인 데스크에 1 -2명의 스태프를 배치하면, 등급이 높다면, 예의 아가씨를 부담할 수 있다.타이베이에 붓, 만년필과 서명이 있다.손님에게 만년필을 건네줄 때에는 필통을 벗고 자신에게 펜을 두 손으로 건네주어야 한다.붓이면 먹물을 묻힌 다음에 보내야 한다.보존하기 위해 반드시 정교하게 서명하다.자료를 발급해야 한다면 예의 바르게 두 손을 건네야 한다.접대원들은 항상 회의 조직자에게 회의 인원수를 보고해야 한다.

② 이끄는 자리.서명하다.회의 접대원들은 예의 바르게 회의장을 회의장에 끌어들여야 한다.중요한 지도자에 대해서는 대기실에 먼저 도입하고 기업 지도자가 직접 모시고 회의가 시작되기 전에 몇 분 전에 의장단에 도착해야 한다.

③ 접대.참석자는 앉은 뒤 차를 주거나 수건, 과일을 건네거나 열정적으로 회승자에게 해답을 하고 각종 요구를 충족시켜 최대한 주도적인 서비스를 제공해야 한다.

회의 진행 중인 서비스는 신중하고 대범하고 민첩하고 제때에 해야 한다.

차를 따르는 서비스원들은 제때에 천수를 위하여 모든 참석자들을 주의하여 관찰한다.누구든지 동작이 가볍고 날쌔고, 규범이다.컵 뚜껑 안에 탁자를 접할 수 없고 손가락은 북쪽 입구에서 컵 뚜껑이 부딪치는 소리가 일어나지 않는다.일반적으로 왼손으로 등을 들고 뚜껑을 들고 오른손으로 물집을 먹고 뜨거운 물을 정확하게 컵에 붓고, 찻물이 탁자 위에 오르거나 회자에게서 볼 수 없다.컵이 참석자 테이블 위에 놓여 있다.만약 조작이 부주의하면 착오가 생기면, 되도록 빨리 처리해야 한다. 다른 사람을 놀라게 해서는 안 된다. 당황하지 말고, 이리저리 뛰어다니며, 회의 참가자의 주의력을 자신에게 끌어들이고, 그렇지 않으면, 큰 실수가 될 것이다.

기타서비스 회의작성된 절차에 따라 진행해야지 냉장의 국면이 나타나지 말아야 한다.각 스태프들에게 각각의 준비를 철저히 하라고 요구하는 것이다.회의 첫 번째: 전체 기립, 국가 연주.음향은 즉시 출국해야 한다.또 총회에서 영예증서를 선포하고 조직원들은 신속하게 수장자를 줄을 세우고, 예의 아가씨를 의장석에서 이끌어 내며 또 다른 예의 아가씨가 증서를 일일이 전달해 수상자에게 수여해야 한다.회의장의 활동이 질서정연하게 진행되기 위해서는 해당 인원을 조직하여 모의훈련을 진행해 회의장에 혼란을 피하는 것이 중요하다.

회의에 참석한 사람이 전화나 누군가가 특별히 중요한 일을 알리려면, 서비스원이 그의 곁으로 가야 하며, 조용히 그에게 전해야 한다.주석의 지도자에게 통지하려면, 무관한 인원이 무대에서 빈번히 돌아다니고 귀띔을 하지 않도록 주의를 기울여야 한다.

회후 서비스의 준비를 잘 하다.회의가 진행되는 가운데 회후 서비스를 준비해야 한다.만약 회의 후에 사진을 찍는다면, 장소, 의자 등을 미리 배치하고 사진작가를 촬영할 준비를 해야 한다.또 회의 후 용차도 회의가 끝나기 전에 적절하게 안배해야 한다.

회의가 끝난 후 모든 접대원들은 분업하여 뒷수습을 철저히 해야 한다.

조직 활동 회의가 끝난 후에는 때때로 행사를 마련하기도 한다.연환회, 회식, 참관, 사진 등, 이런 일들은 매우 번거롭고, 통일 지휘와 조화를 이끌어야 하고, 이 지도자는 강력한 조직 능력으로 감당할 수 있고, 다른 접대원들은 적극적으로 협조해야 하며, 책임지고, 각자 분담할 일을 잘 하고, 활동 계획의 순조롭게 실시해야 한다.

상황에 따라 회견자의 교통수단을 배정하여 유쾌하고 제때에 귀정을 하게 했다.

회의 서류 ① 비밀의 원칙에 따라 관련 서류 자료를 회수한다.② 회의 요점을 정리하다.③ 뉴스 보도.④ 메인 롤러 압축 파일.⑤ 회의 총결